Під час вибору юрисдикції для майбутньої компанії важливо враховувати не лише вартість і строки реєстрації, а й подальшу зручність ведення бізнесу: вимоги до бухгалтерського обліку та податкової звітності, можливість віддаленого управління і загальне адміністративне навантаження. У різних країнах ці вимоги можуть суттєво відрізнятися – від простих правил до багаторівневих моделей із поділом між федеральним рівнем і рівнем штатів. Саме тому США часто сприймаються як юрисдикція зі складною податковою системою та значною кількістю звітних форм.
На практиці система обліку й звітності в США виглядає складною лише на перший погляд. У попередніх матеріалах ми вже розглядали основні типи компаній і особливості їх оподаткування. У цій статті пояснимо загальну логіку бухгалтерського обліку та типові звітні обов’язки американських компаній, зокрема, бухгалтерію для нерезидентів у США, щоб було зрозуміло, як ця система працює з погляду власника бізнесу.
Ця стаття охоплює основні вимоги до бухгалтерії та звітності для foreign-owned компаній та нерезидентів у США.
– Бухгалтерський облік базується на первинних документах
– Податкова звітність залежить від структури компанії
– Обов’язки можуть виникати на рівні штатів
– У більшості випадків потрібна співпраця з CPA
Як вести первинний документообіг у США?
Усі компанії в США мають вести первинний документообіг: формувати та зберігати інвойси, квитанції з платіжних систем (Stripe/PayPal), чеки, підписані контракти, банківські виписки та інші підтвердні документи. Зазвичай такі документи рекомендують зберігати від 3 до 7 років, залежно від типу операцій, а окремі категорії (зокрема активи та капітальні інвестиції) – довше.
Також компанії мають фіксувати всі фінансові операції у внутрішньому обліку. Для дуже малого бізнесу інколи достатньо “ручного” обліку в Google Sheets або Excel, але в більшості випадків зручніше використовувати бухгалтерські системи на кшталт QuickBooks чи Xero. Вони дозволяють під’єднати банківський рахунок, автоматично імпортувати транзакції, виставляти інвойси клієнтам, інтегрувати Stripe, PayPal, Shopify або Amazon і працювати з іншими інструментами, потрібними для регулярного обліку.
Якщо компанія невелика і має невисокий оборот, з базовими функціями QuickBooks часто може впоратися сам власник. Коли транзакцій багато або з’являються додаткові джерела доходів і витрат, облік зазвичай передають буккіперу. Вартість його роботи залежить від задач і обсягу операцій, але для малого бізнесу найчастіше оплачується погодинно.
Підготовка бухгалтерських звітів і роль CPA
За підсумками роботи компанії буккіпер зазвичай формує звіт про прибутки та збитки за період (Profit & Loss). На його основі готують баланс, що відображає активи, зобов’язання та капітал на певну дату (Balance Sheet), а також звіт про рух грошових коштів (Cash Flow Statement).
Тут ключовим фактором є масштаб операцій. Якщо компанія здійснює 10–20 простих транзакцій на місяць, у більшості випадків достатньо звернутися до бухгалтера наприкінці року для проведення звірки та підготовки звітності.
Якщо ж обсяг операцій вимірюється сотнями транзакцій (з регулярними підписками, оплатами підрядникам, надходженнями з різних джерел), взаємодія з бухгалтером має бути системною та відбуватися щонайменше раз на квартал.
Разом із банківськими виписками та іншими підтвердними документами ці матеріали передаються бухгалтеру. У США таким спеціалістом найчастіше є CPA (Certified Public Accountant), який готує податкові форми відповідно до вимог та подає їх до IRS.
Окрім федерального рівня, у компанії можуть виникати звітні обов’язки в окремих штатах – зокрема там, де є nexus: фізична присутність (офіс, склад, працівники) або економічна активність (наприклад, продажі понад установлені пороги). На рівні штатів часто подаються також Annual Report і Franchise Tax, які оформлюються через штатні органи (наприклад, Secretary of State або Department of Revenue), а не через IRS. Форми, ставки та дедлайни залежать від типу компанії (Corporation, LLC, LP) і правил конкретного штату. В окремих штатах (наприклад, Wyoming або Nevada) немає state income tax, але можуть діяти щорічні franchise або license fees.
Хоча базовий буккіпінг інколи ведуть самостійно, залучення CPA у США зазвичай є практичним рішенням – через багаторівневу систему оподаткування, різні вимоги до форм і часті оновлення правил.
Яка звітність може виникати у нерезидентів у США
Перелік форм, які можуть подаватися в США, залежить від типу компанії, обраного податкового режиму та інших факторів. Нижче наведено узагальнений огляд типових сценаріїв для компаній, власниками яких є нерезиденти США. Конкретний набір форм і строки подання визначаються індивідуально, залежно від структури бізнесу та характеру операцій.
Базові звіти які подає компанія з іноземним власником у США
- Найпоширенішою структурою серед нерезидентів є foreign-owned Single-Member LLC (disregarded entity).
За замовчуванням такі компанії мають наскрізне оподаткування (pass-through taxation): податкові зобов’язання виникають у власника, а не на рівні LLC. У межах звітності зазвичай подається Form 5472 разом із pro forma Form 1120. Нерезидент-власник подає Form 1040-NR, якщо має дохід із джерела у США або фактично пов’язаний дохід (effectively connected income). Form 5472 використовується для звітування про операції з іноземним власником і може вимагатися навіть за відсутності доходу. Типовий дедлайн — 15 квітня з можливістю продовження до 15 жовтня за умови подання Form 7004.
- Інша логіка оподаткування та звітності застосовується для foreign-owned C-Corporation або для LLC, яка обрала корпоративний податковий режим відповідно до check-the-box rules.
У такому випадку компанія сплачує федеральний корпоративний податок і, за потреби, податки штатів. Власник може отримувати дивіденди, з яких утримується окремий податок (withholding tax): за замовчуванням ставка становить 30%, але може бути знижена за наявності конвенції про уникнення подвійного оподаткування. Зазвичай компанія подає Form 1120 та Form 5472 (для операцій з іноземними акціонерами). Якщо дивіденди виплачуються резиденту США, може застосовуватися Form 1099-DIV. У разі виплати дивідендів нерезиденту компанія, як правило, подає річний звіт податкового агента Form 1042 та форму на конкретного іноземного отримувача Form 1042-S. Типовий дедлайн — 15 квітня, із продовженням до 15 жовтня через Form 7004.
- Ще один поширений варіант — foreign-owned Multi-Member LLC, коли в компанії кілька партнерів.
За замовчуванням такі структури оподатковуються і звітують як партнерства, тобто оподаткування відбувається “на рівні партнерів” (pass-through taxation), а не на рівні самої компанії. Для звітності зазвичай подається Form 1065, а для кожного партнера оформлюється додаток Schedule K-1. У певних випадках також може застосовуватися Form 5472, якщо є операції з іноземними пов’язаними сторонами, які підлягають звітуванню. Якщо виникає withholding tax, подаються Form 8804 (річний звіт) і Form 8805 (по кожному іноземному партнеру, навіть якщо сума утримань дорівнює $0). Типовий дедлайн — 15 березня, із можливістю продовження до 15 вересня за поданням Form 7004.
Хоча система звітності в США може виглядати складною, на практиці вона добре структурується за ролями: буккіпер відповідає за коректний облік і підготовку фінансових звітів, а CPA за податкові форми та їх подання. Власник або адміністратор компанії зазвичай відповідає за своєчасну передачу первинних документів і оперативне погодження та підписання звітних форм на запит бухгалтера.
На практиці ці процеси реалізуються через підготовку конкретних форм та подання звітності — детальніше про це можна дізнатися на сторінці послуги з підготовки та подання податкової звітності в США
Додаткові звіти для нерезидентів
Окрім поточної податкової та фінансової звітності, у певних ситуаціях компаніям у США може знадобитися заповнення додаткових форм. Наприклад, якщо іноземна фізична або юридична особа володіє часткою 10% або більше, раз на п’ять років може подаватися звіт BE-12.
Під час роботи з контрагентами-нерезидентами компанії також зазвичай отримують від них форми серії W-8 і зберігають у себе або передають податковому агенту. Безпосередньо до IRS ці форми зазвичай не подаються, однак вони використовуються як підтвердні документи для коректної звітності (зокрема у контексті форм 1042/1042-S).
Співробітниками або співвласниками компаній у США, які отримують акції з відкладеним володінням (vesting), може подаватися Form 83(b) Election. Ця форма дозволяє сплатити податок на повну вартість акцій одразу — на момент їх надання, а не під час переходу прав власності. Це подається протягом 30 днів з моменту отримання акцій і може зменшити податкове навантаження, якщо акції зростуть у ціні.
Після змін, що набули чинності наприкінці березня 2025 року, компанії, створені в США (domestic), загалом звільнені від подання BOI-звіту, тоді як обов’язок збережено переважно для іноземних компаній, створених за кордоном і зареєстрованих для ведення діяльності в США через state filing (foreign reporting companies).
Якщо компанія має працівників у США, додатково можуть виникати зобов’язання щодо звітності із зарплатних податків: квартальні форми щодо payroll taxes на федеральному рівні (federal withholding, Social Security, Medicare), а також звіти на рівні штатів (state payroll reports), зокрема утримання state income tax та внески до state unemployment insurance (SUI).
У підсумку, окрім “базових” декларацій, компанія може мати додаткові вимоги залежно від структури власності, типу контрагентів і наявності команди в США, тому важливо заздалегідь розуміти, які тригери запускають додаткову звітність.
Окремим видом зобов’язань є податок із продажів (sales tax), який регулюється на рівні штатів.
Sales tax у США
Sales tax — це податок із продажу, який часто порівнюють із ПДВ, однак у США він працює за іншою логікою.
У країні немає єдиної ставки: податок встановлюється на рівні кожного штату (state sales tax), а також може доповнюватися місцевими ставками на рівні округів або міст (local sales tax). На відміну від ПДВ, sales tax є одноразовим податком, який сплачує кінцевий споживач. Водночас окремі штати взагалі не застосовують цей податок (зокрема Oregon, Delaware, New Hampshire, Montana).
Sales tax може застосовуватися як до фізичних товарів, так і до окремих категорій цифрових продуктів. У різних штатах оподаткуванню можуть підлягати, зокрема, програмне забезпечення, послуги обробки даних, електронні книги, цифрові аудіо- та відеоматеріали, стрімінгові сервіси та інші цифрові продукти.
Обов’язок реєстрації для сплати sales tax виникає, якщо компанія має в штаті nexus — фізичну присутність (офіс, склад, працівники, магазин) або перевищує встановлені пороги за кількістю транзакцій чи обсягом продажів (economic nexus). У такому випадку бізнес отримує Sales Tax Permit (Seller’s Permit) і виступає податковим агентом: нараховує та збирає податок із кожної операції. Збирати sales tax без реєстрації не дозволяється.
Для коректного адміністрування компанія має визначати ставку за місцем доставки або споживання (destination-based sourcing), правильно відображати податок в інвойсі або чеку та зберігати відповідні документи. Процес значною мірою автоматизується за допомогою сервісів на кшталт TaxJar, Avalara або QuickBooks, які визначають актуальну ставку для конкретної транзакції, розраховують суму податку та формують звітні дані. Інтеграції з Shopify, Stripe, WooCommerce дозволяють нараховувати податок під час оформлення покупки. Водночас маркетплейси (Amazon, Etsy, eBay) у багатьох штатах самостійно збирають і перераховують sales tax, але продавець усе одно може бути зобов’язаний зареєструватися та подавати звітність, навіть нульову.
Після збору податку компанія подає Sales Tax Return і перераховує відповідну суму до бюджету. Періодичність подання встановлюється кожним штатом окремо і залежить від обсягу оподатковуваних продажів: чим більший оборот, тим частіше подається звітність. Навіть за відсутності продажів у більшості випадків потрібно подавати нульовий звіт. Єдиної федеральної форми не існує — кожен штат сам визначає формат, назву та спосіб подання декларації.
Наприклад, у Вайомінгу використовуються різні форми залежно від періодичності: Form 41-1 (місячна або квартальна звітність), Form 42-1 (річна) або Form 43-1 (для одноразових або випадкових продажів).
Висновок
Хоча система бухгалтерського обліку та податкової звітності в США, на перший погляд, може здаватися складною, на практиці вона є структурованою та передбачуваною. Використання автоматизованих інструментів, налагоджений первинний облік і розуміння основних звітних обов’язків дозволяють ефективно керувати цими процесами без надмірного адміністративного навантаження.
Ключовими факторами залишаються регулярне ведення та зберігання первинних документів, своєчасна підготовка необхідних форм і контроль податкових зобов’язань як на федеральному рівні, так і на рівні штатів. За такого підходу навіть іноземні власники можуть організувати фінансову та податкову частину роботи компанії таким чином, щоб зосередитися на операційній діяльності та розвитку бізнесу.
Часті питання про облік у США для нерезидентів
Як правильно організувати первинний документообіг у США?
Зберігайте всі інвойси, чеки, контракти та банківські виписки в електронному або паперовому вигляді. У США фінансові документи зазвичай зберігають від 3 до 7 років, а для окремих операцій — довше. Системний облік документів значно спрощує підготовку звітності та знижує ризик помилок.
Чи обов’язково використовувати бухгалтерське програмне забезпечення?
Формально — ні, але на практиці це значно спрощує облік. Системи на кшталт QuickBooks або Xero дозволяють автоматично імпортувати банківські транзакції, інтегрувати Stripe, PayPal, Shopify чи Amazon, формувати фінансові звіти та готувати дані для податкової звітності.
Чи потрібен CPA, якщо облік ведеться самостійно?
У більшості випадків — так. Навіть якщо базовий буккіпінг ведеться власником, CPA допомагає правильно підготувати федеральні та штатні податкові форми, врахувати особливості оподаткування структури компанії та зменшити ризик штрафів.
Коли виникають податкові зобов’язання у штатах?
Обов’язки на рівні штату з’являються, якщо у компанії є nexus — фізична присутність або економічна активність (перевищення порогів продажів чи транзакцій). У таких випадках може знадобитися подання Annual Report, Franchise Tax або Sales Tax Return.
Як уникнути проблем із податковою звітністю?
Працюйте проактивно: регулярно передавайте документи для обліку, заздалегідь плануйте податкові платежі та своєчасно погоджуйте звітні форми. Це дозволяє уникнути штрафів і зосередитися на розвитку бізнесу, а не на розв’язання термінових питань.
Чи можна орієнтуватися на досвід інших підприємців?
Не варто. Податкові зобов’язання в США залежать від структури компанії, штату реєстрації, типу діяльності та джерел доходу. Рішення, які працюють для іншого бізнесу, можуть бути непридатними або ризикованими у вашому випадку.
Дисклеймер
Інформація, наведена в цій статті, надається виключно з ознайомчою метою і не є податковою, юридичною або бухгалтерською консультацією. Попри те, що ми прагнемо забезпечити точність і актуальність матеріалу, норми податкового та корпоративного законодавства США можуть змінюватися, а їх застосування залежить від конкретних обставин кожної компанії.
Перед ухваленням будь-яких рішень щодо створення компанії, ведення бухгалтерського обліку, податкової звітності або продажу товарів і послуг у США рекомендуємо отримати індивідуальну консультацію у кваліфікованого податкового фахівця, CPA або ліцензованого юриста у відповідній юрисдикції.
