Ми зібрали в одному гайді найважливіше: юрисдикції, податки, платіжні системи та типові помилки, з якими стикаються підприємці при виході на нові ринки.
Що таке PESEL у Польщі та як його отримати?
PESEL (пол. Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności) — це унікальний ідентифікаційний номер особи в Польщі, який складається з 11 цифр. Його можна порівняти з українським РНОКПП (ідентифікаційний код) чи американським Social Security Number (SSN).
Структура PESEL
- Перші 6 цифр — дата народження (рік, місяць, день) із закодованим століттям.
- Наступні 4 цифри — порядковий номер (де передостаннє число вказує на стать: парне — жінка, непарне — чоловік).
- Остання цифра — контрольна.
Навіщо потрібен PESEL ?
PESEL потрібен для реєстрації місця проживання у Польщі; доступу до медичного страхування та соціальних послуг; відкриття банківського рахунку, офіційного працевлаштування, сплати податків, отримання документів чи пільг від держави.
Хто може отримати PESEL?
Громадяни Польщі отримують PESEL автоматично при народженні. Іноземці можуть отримати PESEL у разі реєстрації місця проживання в Польщі або потреби у взаємодії з державними органами (наприклад, для сплати податків, отримання допомоги, роботи).
Українці можуть отримати PESEL або за місцем перебування в Польщі самостійно (потрібно звернутися в Urząd Gminy/Miasta), або це можуть зробити віддалено довірені особи. PESEL присвоюють миттєво
Що таке польський Profil zaufany та як його оформити?
Profil zaufany (укр. Довірений профіль) — це електронний підпис у Польщі, який безкоштовно видає держава. Він не є окремою карткою чи флешкою — це онлайн-ідентифікатор за вашим логіном і паролем, який дозволяє підтверджувати свою особу в інтернеті, користуватися державними онлайн-послугами і підписувати електронні документи.
За допомогою Profil Zaufany можна:
- підписувати офіційні документи онлайн без походу в ужонд;
- подавати податкові декларації;
- реєструвати бізнес у Польщі;
- оформлювати різні довідки, виписки, дозволи;
- користуватися державними e-послугами (портал gov.pl, ePUAP, ZUS, e-Zdrowie, eRecepta тощо);
- отримати виписки з реєстрів (KRS, CEIDG);
- записуватись до лікаря, перевіряти історію щеплень, рецепти.
Як отримати та підтвердити Профіль зауфани?
- Онлайн через банк. Якщо у вас є рахунок у польському банку, який підтримує цю послугу (PKO BP, Pekao, mBank, ING тощо), можна створити Profil Zaufany напряму в інтернет-банкінгу.
- Через ужонд (Urząd Gminy / Urząd Skarbowy / ZUS). Для цього потрібно мати PESEL, заповнити заявку на порталі gov.pl або на місці та підтвердити особу в пункті обслуговування (з паспортом).
Профіль діє Profil 3 роки, потім можна безкоштовно продовжити його в електронному кабінеті.
NIP в Польщі
NIP (з польської Numer Identyfikacji Podatkowej) — це податковий ідентифікаційний номер у Польщі. Використовується для ідентифікації платників податків у податкових органах, банках та інших установах. Надається як фізичним особам-підприємцям (JDG), так і юридичним особам (компаніям, організаціям). Складається NIP з 10 цифр. Видається Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) — польська податкова адміністрація.
Звичайним фізичним особам у Польщі замість NIP надається PESEL.
NIP обов’язково потрібен лише тим, хто веде підприємницьку діяльність або мають податкові зобов’язання в Польщі.
REGON в Польщі
REGON (з польської Rejestr Gospodarki Narodowej) — це номер у Державному реєстрі національної економіки Польщі. Його присвоює Główny Urząd Statystyczny (GUS) — Головне статистичне управління Польщі. REGON потрібен для ідентифікації підприємств у статистичних, адміністративних і офіційних реєстрах. Складається зазвичай із 9 цифр (для компаній) або 14 цифр (для відокремлених підрозділів).
CEIDG в Польщі
CEIDG (з польської Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) — це Центральний реєстр та інформаційна система про господарську діяльність у Польщі. У CEIDG реєструються фізичні особи-підприємці (jednoosobowa działalność gospodarcza), а також партнери у цивільних товариствах (spółka cywilna). Веденням реєстру займається Міністерство розвитку і технологій Польщі. Реєстр є публічним та доступним онлайн — будь-хто може перевірити, чи існує певний бізнес.
Через CEIDG можна:
- зареєструвати, змінити або закрити підприємницьку діяльність;
- отримати NIP і REGON (вони видаються автоматично при внесенні до CEIDG);
- подати заяву про внесення змін (адреса, види діяльності тощо);
- перевірити дані про підприємця.
VAT в Європі
VAT (з англ. Value Added Tax) — це непрямий податок, який сплачується на кожному етапі виробництва та продажу товарів чи послуг, але фактично лягає на кінцевого споживача.
Якщо компанія має валідний VAT номер, це дає право відшкодовувати сплачений ПДВ, але й зобовʼязання в певних випадках виставляти до сплати і перераховувати в бюджет ПДВ у вхідних транзакціях.
ПДВ може виникати як в окремих країнах, так і в межах Європейського Союзу (VAT UE — це скорочення від Value Added Tax European Union). Країни ЄС мають гармонізовану систему ПДВ, яка регулюється директивами ЄС, але конкретні ставки встановлює кожна держава окремо.
VAT UE number – це спеціальний ідентифікаційний номер платника ПДВ у ЄС. Цей номер використовується для міжнародних операцій між компаніями з різних країн ЄС (B2B). Він дозволяє застосовувати правила «reverse charge» (зворотного нарахування), коли ПДВ не сплачується продавцем, а нараховується покупцем у своїй країні.
Перевірити дійсність VAT UE номера можна через систему VIES (VAT Information Exchange System) на сайті ЄС. VIES (VAT Information Exchange System) — це система обміну інформацією про платників ПДВ у Європейському Союзі.
Всі країни ЄС, крім індивідуальних ставок ПДВ, мають різні вимоги до обовʼязкової реєстрації VAT номера.
Як працює: компанія з Польщі, наприклад, продає послугу компанії з Естонії. Польська компанія вказує VAT номер покупця в рахунку. Щоб застосувати правило reverse charge (тобто не нараховувати ПДВ у рахунку), продавець перевіряє номер через систему VIES. Якщо номер підтверджений — угода проходить без ПДВ на рахунку, а покупець сам нараховує податок у своїй країні.
One Stop Shop в ЄС
OSS (з англ. One Stop Shop) — це спеціальна система спрощеної сплати ПДВ у Європейському Союзі. Вона була запроваджена з липня 2021 року, щоб полегшити життя бізнесу, який продає товари чи послуги споживачам (B2C) у різні країни ЄС. Раніше компанія мала реєструватися платником ПДВ у кожній країні ЄС, де продавала товари чи послуги. Тепер достатньо однієї реєстрації в OSS у країні своєї податкової резиденції. Через OSS подається одна декларація, а податкові органи цієї країни самі розподіляють ПДВ між усіма країнами ЄС, куди здійснювалися продажі.
Види OSS:
- Union OSS – для компаній, зареєстрованих у ЄС.
- Non-Union OSS – для компаній з-за меж ЄС (наприклад, з України), які надають послуги споживачам у ЄС.
Приклад: e-commerce проєкт відкрив компанію в Польщі і зареєструвався в OSS у Польщі. Продає товари споживачам у Франції, Німеччині та Іспанії, з яких стягує ПДВ. Раз на квартал подає одну декларацію в Польщі через OSS. Польські податкові органи передають зібраний ПДВ у Францію, Німеччину та Іспанію.
NIF в Румунії
NIF (з рум. Număr de Identificare Fiscală) — це податковий ідентифікаційний номер, який надає румунська податкова адміністрація, Національне агентство з фіскального адміністрування Румунії (Agenția Națională de Administrare Fiscală – ANAF), фізичним та юридичним особам.
Для громадян Румунії роль NIF виконує CNP (Cod Numeric Personal — персональний ідентифікаційний код). Для іноземців, які не мають CNP, ANAF присвоює NIF спеціально для цілей оподаткування. Для юридичних осіб NIF фактично збігається з їхнім CUI (Cod de Identificare Fiscală / Cod Unic de Înregistrare).
Використовується NIF для реєстрації в податкових органах, ведення бухгалтерії, сплата податків і зборів, ідентифікації в офіційних фінансових та юридичних документах.
Таким чином, в Румунії NIF – універсальний податковий номер, але залежно від статусу (громадянин, іноземець чи компанія) він базується на різних кодах.
CUI в Румунії
CUI (з рум. Cod Unic de Înregistrare) — унікальний код реєстрації компанії. Це номер, який присвоюється юридичним особам (компаніям, асоціаціям, фондам) після реєстрації в Торговому реєстрі Румунії та підтверджується податковою адміністрацією (ANAF).
CUI – ідентифікаційний код компанії, який використовується у податкових і бухгалтерських цілях. Він часто збігається з NIF компанії (податковим ідентифікаційним номером). Використовується на всіх офіційних документах: контрактах, рахунках-фактурах, податковій звітності.
Є аналогом ЄДРПОУ в Україні чи NIP у Польщі.
Якщо ви реєструєте бізнес у Румунії, після внесення в Торговий реєстр компанія одразу отримує CUI, який ідентифікує її перед державою та контрагентами.
NIF в Іспанії
NIF (Número de Identificación Fiscal) — це податковий ідентифікаційний номер в Іспанії:
- він потрібен всім громадянам Іспанії — їхнім NIF є номер DNI (Documento Nacional de Identidad);
- іноземцям — їм видається номер NIE (Número de Identificación de Extranjero), який також виконує функцію NIF;
- компаніям — присвоюється окремий NIF юридичної особи.
NIF використовується для сплати податків, при відкритті банківського рахунку, для реєстрації бізнесу, для укладання контрактів, купівлі нерухомості чи авто.
Тобто, NIF – це головний податковий номер в Іспанії (аналог українського РНОКПП чи американського TIN).
UTR у Великій Британії
UTR (з англ. Unique Taxpayer Reference) — це унікальний податковий номер платника податків у Великій Британії. Його видає HMRC (Her Majesty’s Revenue and Customs) після реєстрації особи чи бізнесу як платника податків. Використовується номер для ідентифікації платника у системі податкової служби. Потрібен для подання податкової декларації. Прив’язаний може бути як до фізичних осіб (self-employed, sole traders, партнери), так і до британських компаній (Ltd).
ITIN в США
ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) — це ідентифікаційний номер платника податків у США, який видає IRS (Internal Revenue Service). Його отримують ті, хто повинен подавати податкову звітність у США, але не має права отримати Social Security Number (SSN).
ITIN потрібен іноземцям, які мають доходи з джерел у США (наприклад, від оренди нерухомості чи інвестицій), членам родин резидентів США, які не можуть отримати SSN, підприємцям або фрилансерам за межами США, яким потрібно задекларувати дохід у США.
ITIN не дає права на роботу в США і не є підтвердженням легального статусу. Це лише податковий номер, щоб IRS міг ідентифікувати людину.
Для отримання ITIN необхідно:
- заповнити форму W-7 – офіційна заява на отримання номера, у ній треба вказати причину, чому ви подаєте на ITIN (наприклад, потрібно подати податкову декларацію в США);
- подати федеральну податкову декларацію (форма 1040, 1040-NR тощо);
- додати документи, що підтверджують особу та іноземний статус (найчастіше достатньо тільки паспорту).
Документи можна надіслати поштою до IRS, подати через уповноваженого агента, який перевіряє документи або особисто у Taxpayer Assistance Center в США.
Термін отримання ITIN з WoBorders – від 6 до 8 тижнів
SSN в США
SSN (Social Security Number) — це номер соціального страхування у США, який видає Social Security Administration (SSA). Це один із найважливіших ідентифікаторів у США, який використовується не тільки для соціальних виплат, а й у фінансовій та податковій системі.
SSN потрібен для отримання роботи в США (роботодавець зобов’язаний мати SSN працівника), сплати та обліку податків, отримання соціальних пільг і пенсій, відкриття банківських рахунків, отримання кредитів і іпотеки, медичного страхування та інших державних програм.
Отримати SSN можуть автоматично всі громадяни США. Також SSN доступний постійним резидентам США (Green Card holders). Деякі тимчасові резиденти з дозволом на роботу, наприклад, за робочою візою, теж можуть отримати SSN.
На відміну від ITIN, SSN підтверджує право на роботу і дає доступ до державних програм. Це також ключ до кредитної історії в США.
EIN в США
EIN (з англ. Employer Identification Number) — це ідентифікаційний номер роботодавця у США. Його видає IRS (Internal Revenue Service) і він використовується як податковий ідентифікатор для бізнесу. EIN — це аналог податкового номера компанії. Для фізичних осіб використовується SSN або ITIN, а для бізнесів — EIN. Складається номер з 9 цифр у вигляді: XX-XXXXXXX.
EIN потрібен для ідентифікації компанії при сплаті податків, подання корпоративних податкових декларацій, є обовʼязковим при наймі працівників та відкритті бізнес-банківських рахунків у США.
Номер можуть отримати американські компанії (LLC, Corporation, Partnership), некомерційні організації (фонди, трасти), фізичні особи-підприємці (sole proprietors), якщо мають працівників чи відкривають рахунки. Іноземні компанії також можуть отримати EIN, якщо ведуть діяльність у США або мають податкові зобов’язання.
Щоб отримати EIN у США, потрібно подати заявку до IRS. Це можна зробити навіть іноземній компанії, яка не має офісу у США. Для цього подається “Форма SS-4” (офіційна заява на отримання EIN) та документи про реєстрацію компанії.
